Datenschutzerklärung
A. Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten
B. Allgemeines
1. Verantwortliche Stelle
2. Datenschutzbeauftragter
3. Zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutz
C. Begriffe
1. Personenbezogene Daten
2. Datenverarbeitung
3. Verantwortliche Stelle
4. Einwilligung
D. Ihre Rechte
1. Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO
2. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
3. Recht auf Berichtigung, Art 16 DSGVO
4. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
5. Recht auf Einschränkung, Art. 18 DSGVO
6. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
7. Widerruf der Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
8. Recht auf Beschwerde, Art 77 DSGVO
E. Datenverarbeitungen
1. Besuch unserer Webseite
2. Cookies
3. E-Mail-Infrastruktur
4. Spendenformular
5. Bewerbungsverfahren für Arbeitsstellen
6. Kita-Verwaltung
6.1 Bewerbungsverfahren für KiTa-Plätze
6.2 Verwaltung und Begründung des Betreuungsvertrages
6.3 Abrechnung des Eltern-Eigenanteils
6.4 Kinderakte
6.5 Verwaltung von KiTa-Gutscheinen
6.6 Gastkinderverwaltung
6.7 Verwaltung von Abholberechtigungen
6.8 Anwesenheitslisten
7. Datenweitergabe an externe Stellen
7.1 Datenweitergabe an Stellen zur Förderung des Kindes
7.2 Datenweitergabe an Grundschulen
7.3 Datenweitergabe bei Verdacht auf Kindeswohlgefährdung
7.4 Datenweitergabe bei meldepflichtigen Krankheiten
7.5 Unfallmeldungen
A. Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Hiermit informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Version: 2.1
Datum: 14.09.2026
B. Allgemeines
1. Verantwortliche Stelle
Stiftung Kultur Palast (als Trägerin der KiTa Palaststrolche)
Öjendorfer Weg 30a
22119 Hamburg
E-Mail: info@kph-hamburg.de
Telefon: 040 822 45 68 0
2. Datenschutzbeauftragter
Mag. jur. Djoko Lukic
datenschutzbuero.hamburg | Suhrenkamp 59 – 22335 Hamburg
Email (Ticketsystem): kph@datenschutzbuero.hamburg
Webseite: https://datenschutzbuero.hamburg
Telefon: 040 414 313 070
3. Zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutz
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG
20459 Hamburg
Tel.: 040 / 428 54 - 4040
Fax: 040 / 428 54 - 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
C. Begriffe
1. Personenbezogene Daten
"Personenbezogene Daten" gem. Art 4 Nr. 1 DSGVO sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehe. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
2. Datenverarbeitung
Eine „Verarbeitung“ gem. Art. 4 Nr. 2 DSGVO ist jeder, mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren, ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
3. Verantwortliche Stelle
Die "verantwortliche Stelle" gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
4. Einwilligung
Eine "Einwilligung" gem. Art. 4 Nr. 11 DSGVO ist jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung der betroffenen Person in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
D. Ihre Rechte
Ihnen steht die Inanspruchnahme der nachfolgend aufgeführten Rechte zu.
1. Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO
Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie als betroffene Personen das Recht auf eine Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
Sofern die Auskunft keinen unverhältnismäßigen Aufwand darstellt, erteilen wir Ihnen unentgeltlich Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten und stellen Ihnen diese in Kopie zur Verfügung. Die Auskunft muss folgende Informationen enthalten:
a) die Verarbeitungszwecke;
b) die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
c) die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen;
d) falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
e) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
f) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
g) wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
h) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
Der Anspruch auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO besteht nur insoweit, als dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen gemäß Art. 15 Abs. 4 DSGVO beeinträchtigt werden.
2. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrages und mittels automatisierter Verfahren durchgeführt wird, haben Sie einen Anspruch auf die Bereitstellung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
3. Recht auf Berichtigung, Art 16 DSGVO
Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten, die Sie betreffen, verlangen.
4. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
Ihre personenbezogenen Daten sind unter den folgenden Voraussetzungen zu löschen:
a) Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
b) Sie widerrufen ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
c) Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
d) Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
e) Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
f) Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gegenüber Minderjährigen gemäß Art 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
Ihr Löschanspruch gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
a) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
b) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
c) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
d) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
e) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
5. Recht auf Einschränkung, Art. 18 DSGVO
Sie haben das Recht auf eine Einschränkung der Verarbeitung, sofern eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
a) die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
b) die Verarbeitung Ihrer Daten ist unrechtmäßig, Sie lehnen die Löschung der Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung;
c) Sie benötigen die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
d) Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihnen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen Ihre personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen kirchlichen Interesses verarbeitet werden.
Sofern Sie die eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt haben, werden Sie von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
6. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Als betroffene Person haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Sie können das Widerspruchsrecht in folgenden Fällen ausüben:
a) Wenn die Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt und Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten das berechtigte Interesse überwiegen.
b) Wenn personenbezogene Daten für Direktmarketingzwecke verarbeitet werden.
c) Wenn Sie einen Widerspruch einlegen, dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten nur noch verarbeiten, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
d) Sie haben das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Der Widerspruch kann schriftlich oder elektronisch erfolgen und sollte an unsere Kontaktadresse gerichtet werden (siehe oben, Nr. B.1.).
7. Widerruf der Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sie haben das Recht, Ihre an uns erteilten Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf kann schriftlich oder elektronisch erfolgen und sollte an unsere Kontaktadresse gerichtet werden (siehe oben, Nr. B.1.).
8. Recht auf Beschwerde, Art 77 DSGVO
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Mitarbeitende müssen für Mitteilungen an die Aufsichtsbehörde nicht den Dienstweg einhalten.
E. Datenverarbeitungen
1. Besuch unserer Webseite
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung unserer Internetpräsenz.
Damit unsere Webseite in Ihrem Endgerät dargestellt werden kann, müssen die Daten der Webseite an Ihr Endgerät übermittelt werden. Hierbei ist die Verarbeitung der folgenden Daten notwendig:
· Ihre öffentliche IP-Adresse,
· das Datum und die Uhrzeit der Seitennutzung,
· die Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT),
· der Inhalt der Anforderung (konkrete Seite),
· der Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode,
· die jeweils übertragene Datenmenge,
· die Webseite, von der die Anforderung kommt,
· Informationen über den Browser,
· das Betriebssystem und dessen Oberfläche sowie
· die Sprache und die Version der Browsersoftware.
Wir geben die verarbeiteten Daten nicht aktiv weiter. Zur Bereitstellung der notwendigen technischen Infrastruktur setzen wir Dienstleister ein, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit auf die obig aufgeführten Daten Zugriff nehmen können. Zudem wurden aller notwendigen Auftragsverarbeitungsverträge vereinbart und die Dienstleister wurden verpflichtet, hinreichende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Die Einhaltung dieser Schutzmaßnahmen kann jederzeit durch uns geprüft werden.
Die Bereitstellung der Internetpräsenz sowie der damit veröffentlichten Informationen erfolgt aufgrund unserer eigenen berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unsere Interessen sind hierbei die Darstellung unserer Angebote sowie die Bereitstellung unserer Kontaktdaten.
Hosting:
viersicht brands and crossmedia UG (haftungsbeschränkt), Vogt-Groth-Weg 24a, 22609 Hamburg (https://www.viersicht.de/)
2. Cookies
Cookies sind Dateien, die über Ihren Internetbrowser auf Ihrem Endgerät (z. B. Computer oder Smartphone) gespeichert werden, wenn Sie eine Webseite besuchen. Cookies ermöglichen wie Wiederkennung von Besuchern, um z.B. die spezifischen Nutzereinstellungen zu laden oder die Nutzeraktivität zu dokumentieren. Während sogenannte Session-Cookies nach dem Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden, bleiben andere Cookies auf Ihrem Gerät bestehen, bis Sie diese manuell entfernen.
Wir verwenden für die Darstellung unserer Internetpräsenz keine Cookies.
3. E-Mail-Infrastruktur
Der Zweck der Verarbeitung ist der Versand und Empfang elektronischer Post.
Der Versand und Empfang von E-Mails macht es erforderlich, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers bzw. des Absenders verarbeitet wird. Hierbei werden verschiedene Informationen, beispielsweise Protokolldaten und Kommunikationsinhalte, übermittelt und verarbeitet.
Sofern wir besonders schützenswerte Daten übermitteln, werden diese vorab durch uns verschlüsselt. Zudem nutzen wir transportverschlüsselte Verbindungen für die Übertragung bzw. für den Empfang von E-Mails.
Zur Bereitstellung der notwendigen technischen Infrastruktur setzen wir Dienstleister ein, die im Rahmen ihrer Tätigkeit auf die oben aufgeführten Daten Zugriff nehmen könnten. Die notwendigen Auftragsverarbeitungsverträge wurden vereinbart. Zudem wurden die Dienstleister verpflichtet, hinreichende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Die Einhaltung dieser Schutzmaßnahmen kann jederzeit durch uns geprüft werden.
Der Betrieb und die Nutzung der E-Mail-Infrastruktur erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an der Bereitstellung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit.
4. Spendenformular
Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung eines Spendenformulars in unserer Internetpräsenz sowie die Verwaltung von Spenden. Wir nutzen hierzu den Service „FundraisingBox“ der Wikando GmbH.
Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen: Name, E-Mail-Adresse, Betrag der Spende, Spendenrhythmus und Zahlungsdaten.
Wenn Sie von uns eine Spendenquittung wünschen, verarbeiten wir zusätzlich Ihre Adresse, um Ihnen die Spendenquittung auszustellen und postalisch zukommen zu lassen.
Mit dem Dienstleister wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. an Finanzbehörden). Der Dienstleister speichert keine Zahlungsinformationen.
Informationen, die zur Durchführung der Transaktion notwendig sind werden von den eingesetzten Zahlungsdienstleistern verarbeitet. Der folgende Zahlungsdienstleister kann hierbei zum Einsatz kommen:
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg, Luxembourg, Datenschutzinformationen: https://www.paypal.com/de/legalhub/paypal/privacy-full
Im Weiteren haben Sie die Möglichkeit uns ein SEPA- Mandat zu erteilen. Zur Durchführung des Lastschriftverfahrens, geben wir Ihre Daten an Ihr Kreditinstitut weiter, welches Ihr Bankkonto entsprechend belastet und eine Überweisung an uns vornimmt. Ihre personenbezogenen Daten werden somit von uns an die Banken weitergegeben, die mit der Einlösung der SEPA-Lastschrift beauftragt werden.
Mit der Spende kommt es zu einem „Spendenvertrag“ (Schenkungsvertrag gem. § 516 BGB). Wir verarbeiten Ihre Daten somit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit b) DSGVO zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Abwicklung der Spende, die Ausstellung der Spendenquittung und die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Weitere Informationen über die Datenverarbeitungen können Sie der Datenschutzerklärung des Dienstleisters entnehmen:
Wikando GmbH, Schießgrabenstr. 32, 86150 Augsburg, https://fundraisingbox.com/privacy/datenschutzerklaerung-websitenutzende/
5. Bewerbungsverfahren für Arbeitsstellen
Der Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung von Bewerbungsverfahren für die Besetzung von Arbeitsstellen in unserer KiTa, insbesondere die Auswahl geeigneter Bewerberinnen und Bewerber.
Im Rahmen von Bewerbungsverfahren werden von uns die in den Bewerbungsunterlagen bereitgestellten Daten verarbeitet. Hierzu gehören sowohl Stamm- und Kontaktdaten als auch berufliche Daten der Interessenten und sonstige von ihnen übermittelte Unterlagen. Wenn es zu einer Anstellung kommt, werden die Daten in der Personalakte hinterlegt.
Intern werden die Bewerbungsunterlagen den jeweiligen Fachbereichen sowie den ggf. zuständigen Vertretungen (Schwerbehindertenvertretung etc.) bereitgestellt.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen ist § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO zur Anbahnung oder Vereinbarung von Vertragsverhältnissen.
Sofern es nicht zu einem Anstellungsverhältnis kommt, werden die Daten spätestens nach sechs Monaten vernichtet bzw. gelöscht.
6. Kita-Verwaltung
Die administrative Durchführung der Kinderbetreuung umfasst verschiedene Verarbeitungstätigkeiten, die für das Vertragsverhältnis, das Kindeswohl sowie gesetzliche Nachweispflichten erforderlich sind:
6.1 Bewerbungsverfahren für KiTa-Plätze
Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung von Bewerbungsverfahren für die Vergabe von KiTa-Plätzen.
Hierbei verarbeiten wir über unser Online-Anmeldeformular Stamm- und Kontaktdaten der Sorgeberechtigten und des Kindes, Gesundheitsdaten des Kindes (Vorerkrankungen, Allergien, Impfungen), Angaben zu Essgewohnheiten, Angaben zu besonderem Förderbedarf sowie Angaben zum Betreuungsbedarf.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Vorbereitung und Anbahnung eines Betreuungsverhältnisses. Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten und Angaben zum Förderbedarf erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des SGB VIII und des Hamburger Kinderbetreuungsgesetzes, Art. 9 Abs. 2 lit. h) DSGVO sowie, soweit einschlägig, Art. 9 Abs. 2 lit. i) DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des SGB VIII und SGB X über den Schutz von Sozialdaten.
Sofern kein Betreuungsverhältnis zustande kommt, werden die Daten bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert und anschließend gelöscht. Wenn es zu einem Vertragsschluss kommt, werden die Daten in die Vertrags- und Kinderakte hinterlegt.
6.2 Verwaltung und Begründung des Betreuungsvertrages
Im Rahmen der Vertragsverwaltung verarbeiten wir die Stamm- und Kontaktdaten der Sorgeberechtigten, Name und Geburtsdatum des betreuten Kindes, die vereinbarte Betreuungszeit, das vereinbarte Betreuungsgeld, ggf. den Familieneigenanteil, Angaben zu besonderem Förderbedarf sowie Bankdaten.
Diese Daten sind zur Begründung und Durchführung des Betreuungsverhältnisses zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Der Betreuungsvertrag und die dazugehörigen Daten werden aus steuerlichen Gründen gem. § 147 AO für 8 Jahre aufbewahrt.
6.3 Abrechnung des Eltern-Eigenanteils
Zur Abrechnung des Eltern-Eigenanteils verarbeiten wir die Stamm- und Kontaktdaten der Sorgeberechtigten, Name und Geburtsdatum des betreuten Kindes, die vereinbarte sowie die zusätzliche Betreuungszeit, das vereinbarte Betreuungsgeld, ggf. den Familieneigenanteil und Bankdaten.
Diese Daten sind zur Begründung und Durchführung des Betreuungsverhältnisses zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Der Betreuungsvertrag und die dazugehörigen Daten werden aus steuerlichen Gründen gem. § 147 AO für 8 Jahre aufbewahrt.
6.4 Kinderakte
Zweck der Datenverarbeitung ist die Führung der Kinderakte zur Verwaltung und Dokumentation des Betreuungsverhältnisses sowie zur pädagogischen Begleitung und Entwicklung des betreuten Kindes.
In der Kinderakte führen wir alle für das pädagogische Betreuungsverhältnis relevanten Informationen zusammen. Dazu gehören die Stamm- und Kontaktdaten der Sorgeberechtigten, Name und Geburtsdatum des Kindes, Gesundheitsdaten, Angaben zu Allergien und Notfallkontakten, pädagogische Entwicklungsdokumentationen, Nachweise gesetzlich vorgeschriebener Impfungen wie der Masernschutzimpfung sowie Auskünfte zu abholberechtigten Personen und familiären Hintergründen, soweit diese für die tägliche Arbeit wichtig sind.
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten für die Kinderakte sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung des Betreuungsverhältnisses und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 22 SGB VIII zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben. Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 20 Abs. 9 Infektionsschutzgesetz (IfSG) bezüglich der Impf-Nachweise und auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h) und lit. i) DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des SGB VIII und SGB X über den Schutz von Sozialdaten bezüglich sonstiger gesundheitlicher Zusatzangaben.
Die Kinderakte wird bis zum Ausscheiden des Kindes aus der KiTa aufbewahrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
6.5 Verwaltung von KiTa-Gutscheinen
Für die Inanspruchnahme von öffentlichen Zuschüssen verarbeiten wir Daten im Rahmen des Hamburger KiTa-Gutscheinsystems. Dies umfasst die Stamm- und Kontaktdaten der Sorgeberechtigten, ihre Bankdaten, Name und Geburtsdatum des Kindes, die tägliche Betreuungszeit, den Betreuungszeitraum, die Verwaltungs-Nummer der Behörde für Arbeit, Gesundheit, Soziales, Familie und Integration (BASFI) sowie den Zeitraum und die Höhe des Zuschusses.
Die Verarbeitung erfolgt zur Abrechnung der Beiträge der Sorgeberechtigten und gegenüber der Behörde, zur Bearbeitung von Reklamationen und Mahnverfahren, zur Kalkulation und Prognose, zur Vertragserfüllung und zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO in Verbindung mit dem Hamburger Kinderbetreuungsgesetz.
Die finanz- und belegrelevante Verwaltungsunterlagen zu den KiTa-Gutscheinen werden gem. § 147 AO für 10 Jahre aufbewahrt.
6.6 Gastkinderverwaltung
Zweck der Datenverarbeitung ist die befristete Aufnahme, Betreuung und administrative Abwicklung von Gastkindern im Elementarbereich zur Überbrückung von Kapazitätsengpässen oder Schließzeiten anderer Kindertagesstätten inklusive der finanziellen Abrechnung gegenüber der entsendenden Einrichtung.
Hierbei erfassen wir die Stamm- und Kontaktdaten der Sorgeberechtigten, Name und Geburtsdatum des Kindes, die Absender-Kita sowie Abrechnungsdaten zur finanziellen Abwicklung gegenüber der entsendenden Einrichtung. Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Gastkinderverwaltung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung des Betreuungsverhältnisses und Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Einhaltung buchhalterischer Pflichten.
Sämtliche Abrechnungsunterlagen aus der Gastkinderverwaltung werden gem. § 147 AO für 10 Jahre aufbewahrt.
6.7 Verwaltung von Abholberechtigungen
Zweck der Datenverarbeitung ist die Erfüllung unserer Aufsichtspflicht und der Schutz des Kindes. Wir müssen gewährleisten, dass das betreute Kind am Ende der Betreuungszeit nur an die Sorgeberechtigten oder an ausdrücklich von diesen berechtigte Dritte übergeben wird.
Hierbei verarbeiten wir den Vor- und Nachnamen der abholberechtigten Personen (z. B. Großeltern, erwachsene Geschwister, Nachbarn), das Verwandtschafts- bzw. Bekanntschaftsverhältnis zum Kind und ggf. deren Telefonnummern für eventuelle Rückfragen. Im Einzelfall gleichen wir diese Daten bei der Abholung mit einem amtlichen Lichtbildausweis der abholenden Person ab, ohne diesen jedoch zu kopieren oder zu speichern.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Durchführung des Betreuungsverhältnisses).
Die Listen der Abholberechtigungen werden bis zum Ausscheiden des Kindes aus der KiTa aufbewahrt und anschließend vernichtet.
6.8 Anwesenheitslisten
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die tägliche Dokumentation der Anwesenheit der Kinder zur Erfüllung unserer Aufsichtspflicht sowie als Nachweisgrundlage für die Abrechnung von Betreuungszeiten und Mahlzeiten.
Hierbei verarbeiten wir den Namen des Kindes, das Datum, die Bring- und Abholzeiten sowie Fehlzeiten.
Die Rechtsgrundlage für die Führung der Anwesenheitslisten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung des Betreuungsvertrages.
Die Anwesenheitslisten werden grundsätzlich für die Dauer des aktuellen KiTa-Jahres in der Gruppe aufbewahrt. Soweit die Listen als nachweisrelevante Belege für behördliche Abrechnungen (z. B. KiTa-Gutschein, Zuschüsse für Mahlzeiten) dienen, werden sie aus steuerlichen und förderrechtlichen Gründen gem. § 147 AO für 8 Jahre archiviert.
7. Datenweitergabe an externe Stellen
Nachfolgend wird erläutert, aus welchen Gründen Daten an externe Stellen weitergegeben werden:
7.1 Datenweitergabe an Stellen zur Förderung des Kindes
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die individuelle Förderung des Kindes an die jeweiligen Therapeuten (z.B. Logopäden).
Hierbei werden die jeweils notwendigen Daten, wie z.B. die Stamm- und Kontaktdaten, pädagogische Entwicklungsberichte, Beobachtungen zum Sprachstand und Sozialverhalten übermittelt.
Die Datenweitergabe erfolgt nur, wenn Sie vorab eingewilligt haben. Rechtsgrundlage für diese Übermittlungen ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a) bzw. bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.
Die Dokumente über den Austausch sowie die erteilten Einwilligungen werden in der Kinderakte hinterlegt und bis zum Ende des Betreuungsverhältnisses aufbewahrt.
7.2 Datenweitergabe an Grundschulen
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs in die Schule. Dies umfasst Übergabegespräche mit den Lehrkräften, um das Kind in der neuen Umgebung bestmöglich unterstützen zu können.
Hierbei verarbeiten und übermitteln wir Stamm- und Kontaktdaten, Entwicklungsberichte sowie unsere Beobachtungen zum Sprachstand, Lern- und Sozialverhalten.
Ein Datenaustausch mit den zukünftigen Grundschulen findet ausschließlich statt, wenn Sie uns hierfür vorab eine Einwilligung erteilt haben. Rechtsgrundlage für diese Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Die erteilten Einwilligungen bzw. Schweigepflichtentbindungen werden in der Kinderakte hinterlegt und bis zum Ende des Betreuungsverhältnisses aufbewahrt.
7.3 Datenweitergabe bei Verdacht auf Kindeswohlgefährdung
Der Zweck der Datenverarbeitung ist der Schutz des Kindes und die Abwendung einer möglichen Kindeswohlgefährdung. Wir sind verpflichtet, bei gewichtigen Anhaltspunkten für eine Gefährdung des Wohls eines Kindes tätig zu werden, uns beraten zu lassen und im Ernstfall das zuständige Jugendamt zu informieren.
Hierbei verarbeiten wir den Namen des Kindes, Auffälligkeiten im Verhalten oder Entwicklungsstand, körperliche Auffälligkeiten (inkl. Gesundheitsdaten) sowie Dokumentationen über Gespräche mit dem Kind und den Sorgeberechtigten. Die fallbezogene Beratung durch eine externe „insoweit erfahrene Fachkraft“ erfolgt zunächst in pseudonymisierter Form. Erst bei einer konkreten Gefährdungsmeldung an das Jugendamt werden zuordenbare Daten übermittelt.
Die Rechtsgrundlage für die Dokumentation und die Weitergabe der Daten an das zuständige Jugendamt ist die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unserem Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII. Sofern es um den Schutz lebenswichtiger Interessen des Kindes geht, erfolgt die Datenverarbeitung zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. d) bzw. bei Gesundheitsdaten auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. c) DSGVO.
Die entsprechenden Dokumentationen werden in einer separaten Fallakte geführt und so lange aufbewahrt, wie es für den Nachweis der Erfüllung unseres Schutzauftrages erforderlich ist.
7.4 Datenweitergabe bei meldepflichtigen Krankheiten
Zweck der Datenverarbeitung ist der Schutz der unserer betreuten Kinder, unserer Mitarbeiter sowie der Allgemeinheit. Wir sind gesetzlich verpflichtet, das Auftreten oder den Verdacht auf bestimmte übertragbare Krankheiten unverzüglich dem zuständigen Gesundheitsamt zu melden.
Hierbei verarbeiten und übermitteln wir den Namen und das Geburtsdatum des betroffenen Kindes, die Anschrift, die Kontaktdaten der Sorgeberechtigten sowie Gesundheitsdaten in Form der Diagnose oder des Verdachts bezüglich der konkreten meldepflichtigen Erkrankung.
Die Weitergabe von Daten an das Gesundheitsamt erfolgt zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) und Art. 9 Abs. 2 lit. i) DSGVO in Verbindung mit § 33 ff. und § 34 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG).
Die Dokumentation über die erfolgte Meldung wird in der Kinderakte hinterlegt und nach Wegfall des Zweckes (in der Regel nach Abschluss der behördlichen Maßnahmen) bzw. nach Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vernichtet.
7.5 Unfallmeldungen
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Dokumentation von Unfällen sowie die Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten gegenüber dem Träger der gesetzlichen.
Hierbei verarbeiten wir den Namen und das Geburtsdatum des Kindes, Datum, Uhrzeit und Ort des Unfalls, den genauen Unfallhergang, die Art der Verletzung, Angaben zu Erste-Hilfe-Maßnahmen und Zeugen sowie ggf. den Namen des behandelnden Arztes.
Die Rechtsgrundlage für die Dokumentation (z. B. im Verbandbuch) und die Meldung an die Unfallversicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen nach § 193 SGB VII in Verbindung mit den Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV Vorschrift 1).
Die Verarbeitung der damit verbundenen Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO. Die Unfalldokumentationen (Verbandbuchaufzeichnungen) müssen aus gesetzlichen Gründen für die Dauer von fünf Jahren nach der letzten Eintragung aufbewahrt werden und werden im Anschluss datenschutzkonform vernichtet.